E-Rechnung ab 2025 Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 ist – begleitet von Übergangsvorschriften – bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden. Also alle Leistungen im Bereich B2B; wobei leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein müssen.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen Format (strukturierter XML-Datensatz) erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Dieses Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (=> CEN-Norm EN 16931).

Neben den üblichen Pflichtangaben wird dann auch die sog. Leitweg-ID benötigt. Diese eindeutige Nummer besteht aus einer Grob- sowie Feinadressierung und 2 Prüfziffern und aus insgesamt bis zu 44 Ziffern. Es handelt sich um die digitale Adresse des Auftraggebers und ermöglicht eine eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung.

Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 im Bereich B2B nicht mehr als elektronische Rechnung. Diese fällt dann unter den Begriff der sonstigen Rechnung.
 

Formate der E-Rechnung

Die Formatanforderungen werden z.B. von der “XRechnung” erfüllt, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt. Oder dem hybriden “ZUGFeRD”-Format. Aber auch weitere europäische Rechnungsformate wie “Factur-X” (Frankreich) oder dem “Peppol-BIS Billing” erfüllen diese Anforderungen.

– XRechnung – Ein strukturierten XML-Datensatz der maschinell ausgelesen werden kann.
– ZUGFeRD – Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei
 

Was gilt für Rechnungsempfänger?

Die neue E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich seit 1.1.2025. Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen also bereits seit 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen.

Die gesetzliche Regelung enthält allerdings keine Vorgaben zum Übermittlungswe, weshalb für den Empfang einer elektronischen Rechnung ein E-Mail-Postfach ausreicht. Auch die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle, einem gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal kommen grundsätzlich in Betracht.
 

Fristen und Ausnahmen

Es gelten jedoch Übergangs-Fristen sowie generelle Ausnahmen, denn nicht in jedem Anwendungsfall ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend.

– Bis 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen oder PDFs versenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
– Bis 2027 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro (im vorangegangenen Jahr) PDFs oder Papierrechnungen versenden.

Allerdings ist bei beiden Ausnahmen hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.) 🙁

Ab 2028 sind die Vorgaben an die E-Rechnung und ihre Übermittlung zwingend einzuhalten. Ausnahmen bestehen allerdings weiterhin bei:
– Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
– Rechnungen, die der Geheimhaltung gemäß Sicherheitsüberprüfungsgesetz unterliegen
– sowie bestimmte umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen nach §4 Nr.8 bis 29 UstG, wie zum Beispiel Postdienstleistungen, Bankdienstleistungen oder Heilbehandlungen.
– Fahrausweise (§ 34 UStDV).
 

Umsetzung der E-Rechnung bei uns

Die Umsetzung und Anbindung an unser Abrechnungssystem ist in Arbeit und wird bis Mitte/Ende des Monats abgeschlossen sein. Wir bitten, evtl. verzögert ausgestellte Rechnungen zu entschuldigen. Das Design der Rechnungen wird sich ebenfalls leicht im Vergleich zum aktuellen Aussehen ändern, an der generellen Handhabung für unsere Kunden durch das ZUGFeRD-Format der Rechnungen ergibt sich jedoch keine Änderung.